Facturarea din 1 ianuarie 2013

Ordonanta 15/2012 aduce o serie de completari la articolul 155 Facturarea, care vor intra in vigoare din 1 ianuarie 2013.

Astfel, se definesc facturile ca fiind documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc anumite condiții stabilite mai jos in curinsul articolului.De asemenea, orice document sau mesaj care modifică şi care se referă în mod specific şi fără ambiguităţi la factura iniţială are același regim juridic ca şi o factură.

Se definesc facturile electronice ca fiind facturile care conțin informațiile solicitate la art.155 si prezentate in cuprinsul articolului şi care au fost emise şi primite în format electronic.

Reguli de facturare

a) pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii pentru care locul livrării, respectiv prestării se consideră a fi în România, conform prevederilor art. 132 şi 133, facturarea face obiectul prevederilor prezentului articol. Pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii pentru care locul livrării, respectiv prestării nu se consideră a fi în România, conform prevederilor art. 132 şi 133, facturarea face obiectul normelor aplicabile în statele membre în care are loc livrarea de bunuri/prestarea de servicii;

b) prin excepție de la prevederile lit. a):

1. pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii efectuate de o persoană impozabilă stabilită în România în sensul art. 125^1 alin. (2), facturarea face obiectul prevederilor prezentului articol dacă furnizorul/prestatorul nu este stabilit în statul membru în care are loc livrarea bunurilor ori prestarea serviciilor, conform prevederilor art. 132 şi 133, şi persoana obligată la plata TVA este persoana căreia i se livrează bunurile sau i se prestează serviciile;

2. pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii pentru care locul livrării, respectiv prestării se consideră a fi în România, conform art. 132 şi 133, efectuate de un furnizor/prestator care nu este stabilit în România, dar este stabilit în Comunitate, conform prevederilor art. 125^1 alin. (2), iar persoana obligată la plata taxei conform art. 150 este beneficiarul către care s-au efectuat respectivele livrări/prestări, facturarea face obiectul normelor aplicabile în statul membru în care este stabilit furnizorul/prestatorul.

c) prin excepție de la prevederile lit. a), pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii efectuate de o persoană impozabilă stabilită în România în sensul art. 125^1 alin. (2), facturarea face obiectul prevederilor prezentului articol dacă livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor nu are loc în Comunitate în conformitate cu prevederile art. 132 şi 133.

Cand este obligatorie emiterea facturii ?

Persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, în următoarele situații:

a) pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii efectuate;

b) pentru fiecare vânzare la distanţă pe care a efectuat-o, în condițiile art. 132 alin. (2) şi (3);

c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile art. 143 alin. (2) lit. a) – c);

d) pentru orice avans încasat în legătură cu una dintre operațiunile menţionate la lit. a) şi b).

Cand nu este obligatorie emiterea facturii ?

• Prin excepție de la lit. a) şi d), persoana impozabilă nu are obligaţia emiterii de facturi pentru operațiunile scutite fără drept de deducere a taxei conform art. 141 alin. (1) şi (2).

• Prin excepție de la prevederile lit. a), persoana impozabilă este scutită de obligaţia emiterii facturii pentru următoarele operațiuni, cu excepția cazului în care beneficiarul solicită factura:

a) livrările de bunuri prin magazinele de comerț cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, conform Ordonanței de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

b) livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la lit. a), furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor, accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziții;

c) livrările de bunuri şi prestările de servicii, altele decât cele menţionate la lit. a) şi b), furnizate către beneficiari, persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite. Prin norme se vor stabili documentele pe care furnizorii/prestatorii trebuie să le întocmească în vederea determinării corecte a bazei de impozitare şi a taxei colectate pentru astfel de operațiuni.

Nota Persoana impozabilă care nu are obligaţia de a emite facturi conform prezentului articol poate opta pentru emiterea facturii.

Autofacturarea

• Persoana înregistrată in scopuri de TVA trebuie să autofactureze fiecare livrare de bunuri sau prestare de servicii către sine – in conditiile mentionate la capitolul Termenul de facturare.

• Persoana impozabilă trebuie să emită o autofactură pentru fiecare transfer efectuat în alt stat membru, în condițiile prevăzute la art. 128 alin. (10), şi pentru fiecare operaţiune asimilată unei achiziții intracomunitare de bunuri efectuate în România în condițiile prevăzute la art. 130.1 alin. (2) lit. a).

Factura simplificata

Persoana impozabilă care are obligaţia de a emite facturi conform prezentului articol, precum şi persoana impozabilă care optează pentru emiterea facturii pot emite facturi simplificate în oricare dintre următoarele situații:

a) atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea în euro a valorii facturii este cursul prevăzut la art. 139.1;

b) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură conform alin. (2).

În urma consultării Comitetului TVA instituit în temeiul prevederilor art. 398 din Directiva 112, prin ordin al ministrului finanțelor publice se aprobă ca persoana impozabilă care are obligaţia de a emite facturi, precum şi persoana impozabilă care optează pentru emiterea facturii să înscrie în facturi doar informațiile mentionate la capitolul Elemente obligatorii ale facturii simplificate, în următoarele cazuri, conform procedurii stabilite prin norme:

a) valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică de 400 euro. Cursul de schimb utilizat pentru determinarea în euro a valorii facturii este cursul prevăzut la art. 139.1; sau

b) în cazul în care practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate implicat sau condițiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor obligaţiilor menţionate elemente obligatorii să fie extrem de dificilă.

Aceste prevederi nu se aplică în cazul vânzarilor la distanţă efectuate, în condițiile art. 132 alin. (2) şi (3) si pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile art. 143 alin. (2) lit. a) – c), sau atunci când persoana impozabilă, care este stabilită în România, efectuează livrarea de bunuri ori prestarea de servicii pentru care taxa este datorată în alt stat membru, în care această persoană nu este stabilită, iar persoana obligată la plata TVA este persoana căreia i-au fost livrate bunurile sau i-au fost prestate serviciile în acest alt stat membru.

Termenul de emitere a facturilor

• Pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate în condițiile art. 143 alin. (2), persoana impozabilă are obligaţia de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei.

• Pentru alte operațiuni decât cele prevăzute la alin. Precedent, persoana impozabilă are obligaţia de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să emită o factură pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă.

Facturi centralizatoare

Persoana impozabilă poate întocmi o factură centralizatoare pentru mai multe livrări separate de bunuri, prestări separate de servicii, către același client, în următoarele condiții:

a) să se refere la operațiuni pentru care a luat naștere faptul generator de taxă sau pentru care au fost încasate avansuri într-o perioadă ce nu depăşeşte o lună calendaristică;

b) toate documentele emise la data livrării de bunuri, prestării de servicii sau încasării de avansuri să fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.

Pot fi emise facturi de către beneficiar în numele şi în contul furnizorului/ prestatorului în condițiile stabilite prin norme.

Pot fi emise facturi de către un terț în numele şi în contul furnizorului/ prestatorului în condițiile stabilite prin norme, cu excepția situaţiei în care partea terţă este stabilită într-o ţară cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă.

Elementele obligatorii ale facturii

Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:

a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;

f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;

h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularitățile prevăzute la art. 125.1 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;

j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;

k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea «autofactură»;

l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

m) în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea «taxare inversă»;

n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, menţiunea «regimul marjei – agenții de turism»;

o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție şi antichităţi, una dintre mențiunile «regimul marjei – bunuri second-hand», «regimul marjei – opere de artă» sau «regimul marjei – obiecte de colecție şi antichităţi», după caz;

p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea «TVA la încasare»;

r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.

Elementele obligatorii la facturile emise in sistem simplificat

Facturile emise în sistem simplificat trebuie să conţină cel puţin următoarele informații:

a) data emiterii;

b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;

d) suma taxei colectate sau informațiile necesare pentru calcularea acesteia;

e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.

Factura emise in alta moneda

Sumele indicate pe factură se pot exprima în orice monedă cu condiția ca valoarea TVA colectată să fie exprimată în lei. În situaţia în care valoarea taxei colectate este exprimată într-o altă monedă, aceasta va fi convertită în lei utilizând cursul de schimb prevăzut la art. 139^1.

Factura electronica

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar.

Autenticitatea originii, integritatea conținutului şi lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabilește modul de garantare a autenticităţii originii, a integrităţii conținutului şi a lizibilităţii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură şi o livrare de bunuri sau prestare de servicii. «Autenticitatea originii» înseamnă asigurarea identităţii furnizorului sau a emitentului facturii. «Integritatea conținutului» înseamnă ca nu a fost modificat conținutul impus în conformitate cu prezentul articol.

În afară de controalele de gestiune menţionate anterior, alte exemple de tehnologii care asigură autenticitatea originii şi integrităţii conținutului facturii electronice sunt:

a) o semnătură electronică avansată în sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnăturile electronice, bazată pe un certificat calificat şi creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii în sensul art. 2 alin. (6) şi (10) din Directiva 1999/93/CE;

b) un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandările Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, în cazul în care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garantează autenticitatea originii şi integritatea datelor.

În cazul facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliți în ţări cu care nu există niciun instrument juridic privind asistenţa reciprocă având o sferă de aplicare similară celei prevăzute de Directiva 2010/24/UE a Consiliului Uniunii Europene din 16 martie 2010 privind asistenţa reciprocă în materie de recuperare a creanțelor legate de impozite, taxe şi alte măsuri şi de Regulamentul (UE) 904/2010 al Consiliului din 7 octombrie 2010 privind cooperarea administrativă şi combaterea fraudei în domeniul taxei pe valoarea adăugată, pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii care au locul în România, asigurarea autenticităţii originii şi integrităţii conținutului facturii trebuie realizată exclusiv prin una din tehnologiile prevăzute anterior.

În situaţia în care pachete care conțin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispoziția aceluiași destinatar, informațiile care sunt comune facturilor individuale pot fi menţionate o singură dată, cu condiția ca acestea să fie accesibile pentru fiecare factură.

Semnarea si stampilarea facturilor

Semnarea şi ştampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conţină factura.

Stocarea prin mijloace electronice

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitală, şi de stocare şi utilizând mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Persoana impozabilă trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un terț în numele şi în contul sau, precum şi a tuturor facturilor primite.

Persoana impozabilă poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiția ca acestea sau informațiile stocate să fie puse la dispoziția autorităţilor competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabilă nu poate fi situat pe teritoriul unei ţări cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistenţa reciprocă având o sferă de aplicare similară celei prevăzute de Directiva 2010/24/UE şi de Regulamentul (UE) 904/2010 sau la dreptul de a accesa prin mijloace electronice, de a descărca şi de a utiliza facturile respective.

Prin excepție de la aceasta prevedere, persoana impozabilă care are sediul activităţii economice în România are obligaţia de a stoca pe teritoriul României facturile emise şi primite, precum şi facturile emise de client sau de un terț în numele şi în contul sau, altele decât cele electronice pentru care persoana impozabilă garantează accesul on-line organelor fiscale competente şi pentru care persoana impozabilă poate aplică prevederile alin. (31). Aceeași obligaţie îi revine şi persoanei impozabile stabilite în România printr-un sediu fix cel puţin pe perioada existenţei pe teritoriul României a sediului fix.

În situaţia în care locul de stocare nu se află pe teritoriul României persoanele impozabile stabilite în România în sensul art. 125^1 alin. (2) trebuie să comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor sau a informaţiilor stocate.

Facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise sau puse la dispoziție. În cazul facturilor stocate prin mijloace electronice, persoanele impozabile vor stoca prin mijloace electronice şi datele ce garantează autenticitatea originii şi integritatea conținutului facturilor.

În scopuri de control, organele fiscale competente pot solicita traducerea în limba română, în anumite situații sau pentru anumite persoane impozabile, a facturilor emise pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii pentru care locul livrării, respectiv prestării se consideră a fi în România, conform prevederilor art. 132 şi 133, precum şi a facturilor primite de persoane impozabile stabilite în România în sensul art. 125^1 alin. (2).

În scopuri de control, în cazul stocării prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite în alt stat, garantând accesul online la date, persoana impozabilă stabilită în România în sensul art. 125^1 alin. (2) are obligaţia de a permite organelor fiscale competente din România accesarea, descărcarea şi utilizarea respectivelor facturi. De asemenea, persoana impozabilă nestabilită în România care stochează prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrările de bunuri şi/sau prestările de servicii impozabile în România are obligaţia de a permite organelor fiscale din România accesarea, descărcarea şi utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul în care se afla locul de stocare pentru care a optat.)